A reforma tributária brasileira, com a introdução do Imposto sobre Bens e Serviços (IBS) e da Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS), já impõe novos desafios à rotina das empresas. A transição para esses novos tributos, que visam unificar uma série de impostos federais, estaduais e municipais, exige um rigoroso controle sobre a apuração e o lançamento dos valores devidos. Erros em cadastros, sistemas de gestão ou na emissão de documentos fiscais podem levar a equívocos significativos, resultando em débitos indevidos que impactam diretamente o fluxo de caixa e a saúde financeira das organizações.

O que fazer diante de um débito indevido de IBS e CBS?

Diante de um débito de IBS ou CBS lançado de forma incorreta, o procedimento mais adequado é a "correção" do lançamento, e não sua exclusão. Especialistas em direito tributário, como Maristela Ferreira de Souza Miglioli, do Ciari Moreira Advogados, e Alexandre Jorge, sócio do BBL Advogados, detalham as situações mais comuns que demandam ajustes. Essas situações podem ser agrupadas em três categorias principais: o cancelamento da operação, caso ela não tenha sido concluída; a devolução, quando o fornecimento já ocorreu e foi desfeito posteriormente; e a emissão de um documento fiscal de correção para retificar informações como valor, alíquota, classificação tributária, destinatário ou competência. Em casos atípicos, como recusa no recebimento ou perda da mercadoria durante o transporte, as regras específicas do IBS e CBS preveem tratamentos distintos que também exigem a devida documentação.

Procedimento para correção e recuperação

Quando uma empresa identifica um débito de IBS ou CBS que considera indevido, o primeiro passo crucial é corrigir o documento fiscal original que deu origem a essa obrigação. A apuração assistida desses tributos é alimentada pelas informações contidas nesses documentos e por outros dados fornecidos pelo contribuinte. O procedimento de correção geralmente envolve a emissão de um novo documento fiscal – seja ele de cancelamento, devolução ou retificação – e, quando o ajuste afeta o crédito do adquirente, a obtenção do seu aceite. Após a emissão do documento correto, é fundamental conferir o reflexo na apuração assistida e, se necessário, emitir o documento de arrecadação com o valor ajustado. O momento da identificação do erro é determinante: antes da saída da mercadoria e em até 24 horas da emissão da nota, o cancelamento pode ser possível, desde que não haja circulação de bens ou serviços. Após esse prazo ou a saída da mercadoria, a simples exclusão da nota não é mais viável; é preciso emitir um documento fiscal específico para registrar a redução do imposto. A janela para ajustes na apuração assistida, que geralmente se estende até o último dia útil do mês seguinte ao da apuração, permite a incorporação dessas correções. Fora desse prazo, os ajustes ainda são possíveis, mas com efeitos retroativos ao registro e incidência de multa e juros.

Recuperação de valores pagos indevidamente

Se o débito de IBS ou CBS já foi pago, a forma de recuperar o valor pago a mais depende da natureza do erro. Em casos de pagamento indevido por erro no documento fiscal original – como valor, base de cálculo ou tributação incorretos –, a emissão de um documento de redução permite que a empresa utilize o valor pago a mais como crédito, sem a necessidade de um pedido formal de restituição. Para débitos pagos indevidamente devido a cancelamento ou devolução da operação, a recuperação se dá por crédito, exceto em situações de split payment, onde o valor é devolvido em dinheiro em até três dias úteis. Em outras situações atípicas, quando o caso não se enquadra nas hipóteses anteriores, pode ser necessário solicitar a restituição ao Fisco, demonstrando que a operação não gerou crédito para o adquirente e que o ônus financeiro do tributo foi suportado pela empresa. Caso o débito tenha sido extinto por compensação, o crédito utilizado é recuperado; se o pagamento foi direto, a empresa passa a ter um crédito correspondente ao valor corrigido.

Documentação e erros comuns

Para comprovar os ajustes e as operações, as empresas devem manter um arquivamento rigoroso de documentos. Isso inclui o documento fiscal original e seu arquivo digital, o documento de correção, devolução ou cancelamento, o aceite do adquirente quando aplicável, e comprovantes do desfazimento da operação. Registros do fluxo financeiro e comprovantes de escrituração com reflexos em períodos posteriores também são essenciais. Em operações com consumidor final, é preciso provar que o tributo não foi repassado ao cliente para solicitar restituição. Os erros mais comuns que levam a débitos indevidos de IBS e CBS incluem a classificação tributária incorreta, o preenchimento a maior de valor, quantidade ou base de cálculo, datas de entrega erradas que afetam a competência, cadastro incorreto do adquirente, indicação equivocada do destino da operação, falhas na vinculação de documentos e problemas na integração entre sistemas de gestão e meios de pagamento. A conferência da apuração assistida antes do fechamento, até o último dia útil do mês seguinte, é fundamental para evitar que o Fisco considere o valor apresentado como correto.

Com reportagem de Brazil Valley

Source · InfoMoney